Die Entscheidungen des Wahlvorstands werden in Sitzungen getroffen. Diese Sitzungen finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt. Über die jeweiligen Entscheidungen ist in den Sitzungen ein entsprechender Beschluss zu fassen. Diese Beschlussfassung erfolgt dabei mit einfacher Stimmenmehrheit durch die stimmberechtigten Wahlvorstandsmitglieder. Die von einer Gewerkschaft zusätzlich in den Wahlvorstand entsendeten Mitglieder, sind nicht stimmberechtigt. Enthalten sich Wahlvorstandsmitglieder bei einer Abstimmung ihrer Stimme, so werden diese Stimmen als Ablehnung gewertet (Beispiel 3-köpfiger Wahlvorstand stimmt über die Zulassung einer Vorschlagsliste ab: 1 x Ja, 1 x Nein und 1 x Enthaltung = die Liste ist nicht zur Wahl zugelassen).
Die Sitzungen des Wahlvorstands sind bis auf wenige Ausnahmen (Stimmauszählung und Bekanntgabe des Wahlergebnisses; Besonderheiten bestehen zusätzlich beim zweistufigen vereinfachten Wahlverfahren) nicht öffentlich.
Des Weiteren ist gem. § 1 Absatz 3 Satz 2 WO über jede Sitzung eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse wiedergeben muss. Allerdings ist die Niederschrift keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Beschlüsse, sondern dient vielmehr der Nachvollziehbarkeit und Beweissicherung. Abschließend muss die jeweilige Niederschrift vom Vorsitzenden des Wahlvorstands sowie von einem weiteren stimmberechtigten Mitglied des Wahlvorstands unterschrieben werden.
Seit dem 15.10.2021 sind Änderungen in der Wahlordnung zu beachten. Unter anderem ist es dem Wahlvorstand jetzt gemäß § 1 Absatz 4 Satz 1 WO möglich, seine Sitzungen auch mittels Video- und Telefonkonferenz durchzuführen und in diesem Rahmen Beschlüsse zu fassen. Allerdings gibt es hiervon ausnahmen, die zwingend beachtet werden müssen. Folgende Sitzungen des Wahlvorstands dürfen gemäß § 1 Absatz 4 Satz 2 WO nicht mittels Video- und Telefonkonferenz durchgeführt werden:
1. Sitzungen im Rahmen einer Wahlversammlung nach § 14a Absatz 1 Satz 2 BetrVG;
2. Sitzungen zur Prüfung eingereichter Vorschlagslisten nach § 7 Absatz 2 Satz 2 WO;
3. Sitzungen zur Durchführung eines Losverfahrens nach § 10 Absatz 1 WO.
Sollte der Wahlvorstand Sitzungen mittels Video- und Telefonkonferenz durchführen, muss dabei sichergestellt sein, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Zusätzlich müssen diejenigen, die mittels Video- oder Telefonkonferenz teilnehmen, gegenüber dem oder der Vorsitzenden des Wahlvorstands, ihre Teilnahme in Textform bestätigen. Das kann zum Beispiel mittels einer E-Mail an den Vorsitzenden erfolgen. Die Erklärungen über die Sitzungsteilnahme sind dann dem Sitzungsprotokoll beizufügen. In einer Geschäftsordnung muss die Möglichkeit der Teilnahme an der Sitzung des Wahlvorstands nicht geregelt werden. Eine solche Voraussetzung sieht § 1 WO nicht vor. Allerdings muss der Wahlvorstand gemäß § 1 Absatz 4 Satz 1 WO über die Möglichkeit der Teilnahme mittels Video- oder Telefonkonferenz einen Beschluss fassen.
Wichtig!
– Der Wahlvorstand trifft seine Entscheidungen in Sitzungen mit einfacher Stimmenmehrheit seiner stimmberechtigten Mitglieder.
– Die Sitzungen sind in der Regel nicht öffentlich.
– Über jede Sitzung ist eine Sitzungsniederschrift anzufertigen, die Mindestens den Inhalt der gefassten Beschlüsse wiedergeben muss.
– Die Sitzungsniederschriften sind jeweils vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Wahlvorstands zu unterzeichnen.
Gemäß § 1 Absatz 2 Satz 1 WO kann sich der Wahlvorstand auch eine schriftliche Geschäftsordnung geben. Verpflichtet ist er dazu nicht, entscheidet er sich aber für eine Geschäftsordnung, so muss darauf geachtet werden, dass auch die Schriftform gewahrt wird. Wird die Schriftform nämlich nicht eingehalten, so ist die Geschäftsordnung nichtig. Gerade im vereinfachten Wahlverfahren erscheint es jedoch nicht unbedingt zweckmäßig, wenn sich der Wahlvorstand erst noch damit befasst, ob und wenn ja, mit welchem Inhalt er sich eine Geschäftsordnung gibt. Bei größeren Wahlvorständen kann es schon eher zweckmäßig sein, eine Geschäftsordnung zu erlassen. Hier könnte dann geregelt werden, ob einzelnen stimmberechtigten Mitgliedern bestimmte Aufgaben übertragen werden, z. B. die Gewährleistung der Einsichtnahme in die Wählerliste. Ebenso kann geregelt werden, wann das Wahlvorstandsbüro geöffnet ist, oder auch in welcher Art die Einladung zu den Wahlvorstandssitzungen erfolgen soll. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass Wahlvorstände keine Geschäftsordnung erlassen.
Des Weiteren kann der Wahlvorstand gem. § 1 Absatz 2 Satz 2 WO zu seiner Unterstützung auch Wahlhelferinnen und Wahlhelfer heranziehen, die ihn bei der Durchführung der Stimmabgabe und bei der Stimmauszählung unterstützen. Wahlhelfer können aber nur Arbeitnehmer sein, die auch wahlberechtigt (§ 7 BetrVG) sind.
Kommt der Wahlvorstand seiner Verpflichtung, die Wahl unverzüglich einzuleiten, sie durchzuführen und das Wahlergebnis festzustellen nicht nach, so kann er durch das Arbeitsgericht ersetzt werden. Dies setzt, wie auch die Bestellung des Wahlvorstands durch das Arbeitsgericht, einen entsprechenden Antrag bei Gericht voraus. Dieser Antrag kann vom Betriebsrat, mindestens drei wahlberechtigten Arbeitnehmern oder einer im Betrieb vertretenen Gewerkschaft, gestellt werden. Das ergibt sich aus § 18 Absatz 1 Satz 2 BetrVG, der zudem auch auf § 16 Absatz 2 BetrVG (Bestellung des Wahlvorstands durch das Arbeitsgericht) verweist und diesen für entsprechend anwendbar erklärt.
Die Einleitung der Wahl durch den Wahlvorstand erfolgt mit Erlass des Wahlausschreibens, § 3 Absatz 1 Satz 2 WO.