Muster für ein Schreiben, mit dem der Betriebsrat den Arbeitgeber dazu auffordert, ihm eine Liste mit den Namen der Arbeitnehmerinnen zukommen zu lassen, die ihm eine Schwangerschaft angezeigt haben. Unterlagen zukommen zu lassen. Der Betriebsrat kann vom Arbeitgeber jederzeit Informationen und die Vorlage von Unterlagen verlangen, die er für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.
Absender: Betriebsrat
Empfänger: Arbeitgeber
Stichworte: Auskunft, Information, Unterlagen
Paragraphen: § 80 Abs. 2 Satz 1 BetrVG, § 15 Abs. 1 MuSchG
Der Betriebsrat der Firma …
An die
Geschäftsleitung
Ort, Datum
Liste der schwangeren Arbeitnehmerinnen
Sehr geehrte Damen und Herren,
der Betriebsrat hat in seiner Sitzung am … den Beschluss gefasst, von Ihnen eine Liste mit den Namen der betriebszugehörigen Arbeitnehmerinnen anzufordern, die Ihnen im Sinne des § 15 Abs. 1 MuSchG eine Schwangerschaft angezeigt haben.
Der Betriebsrat benötigt eine solche Liste zur Wahrnehmung seiner Aufgabe, darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze durchgeführt werden (§ 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Zu den Gesetzen, deren Einhaltung der Betriebsrat zu überwachen hat, zählt unter anderem auch das Mutterschutzgesetz. Der Betriebsrat möchte diese Überwachungsaufgabe wahrnehmen und kontrollieren, ob sämtliche im Mutterschutzgesetz enthaltenen arbeitnehmerschützenden Vorschriften im Betrieb eingehalten werden. Um diese Aufgabe wahrnehmen zu können, muss der Betriebsrat wissen, welche Arbeitnehmerinnen schwanger sind.
Das Mutterschutzgesetz verbietet es einem Arbeitgeber z.B. in § 3 Abs. 1 Satz 1, eine schwangere Frau in den letzten sechs Wochen vor der Entbindung zu beschäftigen, soweit sie sich nicht zur Arbeitsleistung ausdrücklich bereit erklärt. Um prüfen zu können, ob die Beteiligte zu 2) dieses Verbot einhält, muss der Betriebsrat die Namen der schwangeren Arbeitnehmerinnen kennen.
Nach § 4 Absatz 1 Satz 1 MuSchG darf ein Arbeitgeber eine schwangere Frau nicht mit einer Arbeit beschäftigen, die die Frau über achteinhalb Stunden täglich oder über 90 Stunden in der Doppelwoche hinaus zu leisten hat. Und nach § 4 Absatz 1 Satz 4 MuSchG darf der Arbeitgeber eine schwangere Frau nicht in einem Umfang beschäftigen, der die vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit im Durchschnitt des Monats übersteigt. Auch um die Einhaltung dieses Verbots der Mehrarbeit überwachen zu können, benötigt der Betriebsrat eine Information darüber, welche Kolleginnen schwanger sind.
Nach § 10 Abs. 2 Satz 2 MuSchG hat der Arbeitgeber einer schwangeren Frau ein Gespräch über weitere Anpassungen der Arbeitsbedingungen anzubieten. Um prüfen zu können, ob die Beteiligte zu 2) diesem Gebot gegenüber allen schwangeren Arbeitnehmerinnen nachgekommen ist, muss der Betriebsrat ebenfalls wissen, welche Kolleginnen schwanger sind.
Datenschutzgründe stehen der Weitergabe der begehrten Informationen an den Betriebsrat nicht entgegen. Der Betriebsrat sichert Ihnen zu, die berechtigten Interessen der betroffenen Arbeitnehmerinnen zu wahren.
Der Betriebsrat wird die erhaltenen Unterlagen, falls er diese in Papierform erhält, verschlossen aufbewahren. Falls er sie in elektronischer Form erhält, wird der Betriebsrat die entsprechenden Dateien mit Passwortsicherung auf einem elektronischen Speichermedium aufbewahren, zu dem nur Betriebsratsmitglieder Zugang haben.
Der Betriebsrat wird regelmäßig prüfen, ob er die erhaltenen Daten noch für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt und falls dies nicht mehr der Fall sein sollte, wird der Betriebsrat die personenbezogenen Daten löschen bzw. vernichten.
Der Betriebsrat wird außerdem die Betriebsratsmitglieder noch einmal für das Thema Datenschutz sensibilisieren und diese insbesondere darauf hinweisen, dass personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln sind und nur verarbeitet werden dürfen, soweit dies für die Wahrnehmung der Aufgaben des Betriebsrats erforderlich ist.
Bitte lassen Sie uns die angeforderte Liste innerhalb von 2 Wochen zukommen.
Mit freundlichen Grüßen
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(Betriebsratsvorsitzende/r)
