Das Gesetz schreibt vor, dass über jede Betriebsratssitzung ein Protokoll angefertigt werden muss. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Protokoll einer Betriebsratssitzung.
Warum muss ein Protokoll angefertigt werden?
Es gibt insbesondere 2 Gründe, warum über jede Betriebsratssitzung ein Sitzungsprotokoll angefertigt werden muss.
Erstens, damit Betriebsratsmitglieder, die einmal nicht an einer Betriebsratssitzung teilgenommen haben, z.B. weil sie krank oder weil sie im Urlaub waren, sich im Nachgang über die Sitzung informieren können und vor allem auch nachvollziehen können, welche Beschlüsse der Betriebsrat auf der Sitzung gefasst hat.
Und der zweite Grund: Das Protokoll einer Betriebsratssitzung soll als Nachweis dafür dienen, welche Beschlüsse der Betriebsrat auf der Sitzung gefasst hat. Und gerade aus diesem zweiten Grund ist es so wichtig, dass der Betriebsrat bei der Erstellung der Sitzungsprotokolle immer alle gesetzlichen Vorgaben einhält, denn man kann eigentlich nie wissen, ob man als Betriebsrat nicht später vielleicht doch einmal nachweisen muss, zu einem bestimmten Thema einen ordnungsgemäßen Betriebsratsbeschluss gefasst zu haben. Und nur wenn der Betriebsrat ein ordnungsgemäßes Protokoll angefertigt hat, das alle gesetzlichen Vorgaben einhält, ist es für ihn relativ einfach, eine wirksame Beschlussfassung nachzuweisen.
Wer erstellt das Protokoll?
Vom Gesetz ist nicht explizit vorgegeben, wer genau das Protokoll einer Betriebsratssitzung anzufertigen hat. Deshalb liegt es erst einmal in der Verantwortung des gesamten Betriebsratsgremiums, dafür zu sorgen, dass die Protokolle der Betriebsratssitzung erstellt werden.
Üblicherweise überträgt der Betriebsrat die Aufgabe, die Protokolle der Betriebsratssitzungen anzufertigen, durch Beschluss auf ein bestimmtes Betriebsratsmitglied, z.B. auf einen sogenannten Schriftführer.
Möglich wäre es aber auch, dass der Betriebsrat abwechselnd verschiedene Betriebsratsmitglieder mit der Erstellung der Sitzungsprotokolle beauftragt, damit nicht immer dasselbe Betriebsratsmitglied diese Arbeit erledigen muss.
Und was auch denkbar ist, ist, dass der Betriebsrat für die Erstellung der Sitzungsprotokolle zusätzlich eine externe Schreibkraft hinzuzieht, denn im Gesetz heißt es, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat für die laufende Geschäftsführung in erforderlichem Umfang Personal zur Verfügung stellen muss. In der juristischen Literatur wird die Hinzuziehung einer externen Schreibkraft für die Anfertigung der Sitzungsprotokolle für größere Betriebsratsgremien teilweise sogar als “unerlässlich” bezeichnet.
Was muss im Protokoll drinstehen?
Was den Inhalt des Protokolls einer Betriebsratssitzung angeht, gibt es vom Gesetz her eigentlich nur eine einzige Vorgabe: In das Protokoll zwingend aufzunehmen sind die Beschlüsse, die der Betriebsrat in der Sitzung gefasst hat und zwar im Wortlaut und mit der Angabe der Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst worden sind. Am besten wird dazu zu jedem Beschluss mit ins Protokoll geschrieben, wie viele Ja-Stimmen, wie viele Nein-Stimmen und wie viele Enthaltungen es gab.
Über diesen gesetzlich vorgegebenen Mindestinhalt hinaus können aber natürlich auch noch weitere Inhalte mit ins Protokoll aufgenommen werden, insbesondere Angaben dazu, was in der Sitzung alles besprochen worden ist und auch, wie sich einzelne Betriebsratsmitglieder zu bestimmten Themen geäußert haben. Das ist aber vom Gesetz nicht zwingend vorgeschrieben.
Welche Formalien sind zu beachten?
Was jetzt noch ganz wichtig ist, sind zwei formale Vorgaben, die das Gesetz für das Protokoll einer Betriebsratssitzung macht.
Die erste formale Vorgabe: Das Protokoll muss am Ende unterschreiben werden, und zwar vom Betriebsratsvorsitzenden und von einem weiteren Betriebsratsmitglied. Mit diesen Unterschriften soll bestätigt werden, dass das, was im Protokoll drinsteht, auch richtig ist.
Und die zweite formale Vorgabe aus dem Gesetz: Dem Protokoll muss eine Anwesenheitsliste beigefügt werden, in die sich jeder Teilnehmer an der Betriebsratssitzung eigenhändig einzutragen hat. Jeder Teilnehmer muss hier selbst einen Stift in die Hand nehmen und seinen Namen in diese Anwesenheitsliste eintragen.
Falls ein Betriebsratsmitglied per Videokonferenz oder telefonisch an einer Sitzung teilgenommen hat, dann kann sich dieses Betriebsratsmitglied aber natürlich nicht eigenhändig in die Anwesenheitsliste eintragen, weil es nicht vor Ort ist. In diesem Fall muss das Betriebsratsmitglied deshalb seine Teilnahme an der Sitzung gegenüber dem Betriebsratsvorsitzenden in Textform bestätigen, das heißt z.B. durch eine entsprechende E-Mail, und diese E-Mail muss dann ausgedruckt werden und sie muss ebenfalls dem Sitzungsprotokoll beigefügt werden.
Wer darf sich die Protokolle ansehen?
Die Protokolle der Betriebsratssitzungen sind interne Dokumente des Betriebsrats. Ein Recht, sich diese Protokolle anzusehen, haben deshalb erst einmal nur die Betriebsratsmitglieder.
Allerdings hat auch wirklich jedes Betriebsratsmitglied das Recht, sich jederzeit sämtliche Protokolle der Betriebsratssitzungen anzusehen, ein bestimmter Grund oder Anlass ist dafür nicht erforderlich. Gleiches gilt übrigens auch für die Ersatzmitglieder, allerdings nur in den Zeitfenstern, in denen sie für ein verhindertes Betriebsratsmitglied in den Betriebsrat nachrücken.
Es gibt dann aber noch zwei weitere Personen bzw. Gruppen von Personen, die einen Anspruch auf eine Kopie eines Protokolls haben können, bzw. auf eine Kopie eines Auszugs aus einem Protokoll, und das sind der Arbeitgeber und Gewerkschaftsbeauftragte. Das gilt aber nur dann, wenn diese Personen an der Betriebsratssitzung teilgenommen haben.
Wenn der Arbeitgeber an einer Betriebsratssitzung teilgenommen hat, dann muss der Betriebsrat dem Arbeitgeber den Teil des Protokolls in Kopie zukommen lassen, in dem es um den Teil der Betriebsratssitzung geht, an dem der Arbeitgeber teilgenommen hat. Entsprechendes gilt für Gewerkschaftsbeauftragte.
Darüber hinaus kann der Arbeitgeber aber auch dann vom Betriebsrat einen Auszug aus dem Sitzungsprotokoll verlangen, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen haben. Der Arbeitgeber kann dann vom Betriebsrat einen Protokollauszug verlangen, in dem der Beschluss enthalten ist, mit dem der Betriebsrat der Betriebsvereinbarung zugestimmt hat.
Wie lange muss ein Protokoll aufbewahrt werden?
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Betriebsrat ein Sitzungsprotokoll so lange aufbewahren, wie der Inhalt des Protokolls von rechtlicher Bedeutung ist. Und das kann dazu führen, dass das Protokoll einer Betriebsratssitzung sehr lange aufbewahrt werden muss, im Extremfall sogar Jahrzehnte.
Nehmen wir als Beispiel nur mal an, dass der Betriebsrat einen Beschluss gefasst hat, mit dem er einer Betriebsvereinbarung zugestimmt hat. Solange diese Betriebsvereinbarung in Kraft ist, muss das Protokoll der Betriebsratssitzung aufbewahrt werden, denn der Beschluss, mit dem der Betriebsrat der Betriebsvereinbarung zugestimmt hat, ist für die Frage von Bedeutung, ob die Betriebsvereinbarung überhaupt rechtswirksam zustande gekommen ist. Und eine Betriebsvereinbarung kann Jahrzehnte lang in Kraft sein.
Was passiert mit den Protokollen, wenn die Amtszeit des Betriebsrats endet?
Ein Betriebsratsgremium, dessen Amtszeit abgelaufen ist, muss seine Unterlagen an das Nachfolgegremium übergeben, wenn das Nachfolgegremium ein Interesse an diesen Unterlagen haben kann, und zu diesen Unterlagen gehören dann natürlich auch die Protokolle der Betriebsratssitzungen.
