Es kommt immer häufiger vor, dass Arbeitgeber einem Betriebsrat Informationen und Auskünfte mit der Begründung verweigern, dass man wegen des Datenschutzes keine personenbezogenen Daten an den Betriebsrat weiterleiten dürfe und man deshalb dem Betriebsrat nur anonymisierte Informationen zur Verfügung stellen kann.
Mit der Begründung “Datenschutz” muss sich ein Betriebsrat aber nicht abspeisen lassen.
Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat sämtliche Informationen liefern, die der Betriebsrat für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt. Und dazu gehören natürlich ganz häufig auch personenbezogene Daten der Arbeitnehmer und der Betriebsrat hat dann einen Anspruch auf Übermittlung dieser Daten und das gilt sogar dann, wenn es sich dabei um sehr sensible persönliche Informationen handelt wie z.B. um Krankheitszeiten der Arbeitnehmer, um die Schwangerschaft von Arbeitnehmerinnen oder um die Angabe, welche Arbeitnehmer schwerbehindert sind.
Weil das Datenschutzrecht mittlerweile sehr streng geworden ist, gibt es für den Betriebsrat hier aber doch einige Punkte zu beachten, wenn er seine entsprechenden Informationsansprüche gegen den Arbeitgeber durchsetzen will. Welche Punkte das sind, das erklären wir in diesem Artikel.
Bevor wir dazu kommen, aber erst einmal der Hinweis, dass es zwei grundsätzlich verschiedene Arten von Informationsansprüchen des Betriebsrats gibt.
Es gibt Situationen, da muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat unaufgefordert von sich aus Informationen liefern. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der Arbeitgeber einen neuen Mitarbeiter einstellen will oder wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter kündigen möchte.
Davon zu unterscheiden ist die Situation, dass der Betriebsrat vom Arbeitgeber Informationen haben will, die der Arbeitgeber nicht unaufgefordert von sich aus liefern muss, sondern erst auf Verlangen des Betriebsrats. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Betriebsrat Informationen vom Arbeitgeber haben will, mit denen der Betriebsrat die Einhaltung bestimmter Vorschriften kontrollieren will.
Die Fälle, in denen der Arbeitgeber dem Betriebsrat Informationen unaufgefordert von sich aus liefern muss, sind eigentlich unproblematisch.
In diesem Artikel geht es nur um die Fälle, in denen der Betriebsrat vom Arbeitgeber Informationen haben will, die der Arbeitgeber dem Betriebsrat nicht unaufgefordert von sich aus liefern muss, sondern nur auf Verlangen des Betriebsrats.
Wenn der Betriebsrat vom Arbeitgeber Informationen haben will, die der Arbeitgeber nicht unaufgefordert von sich aus liefern muss und bei denen personenbezogene Daten enthalten sind, muss der Betriebsrat nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts 2 wichtige Punkte beachten:
Der Betriebsrat muss erstens dem Arbeitgeber Angaben dazu machen, wozu genau er die Informationen braucht. Und zweitens muss der Betriebsrat dem Arbeitgeber Angaben dazu machen, wie er die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer am Schutz ihrer Daten wahren will.
Aufgabe des Betriebsrats benennen
Wenn der Betriebsrat vom Arbeitgeber personenbezogene Informationen über Arbeitnehmer haben will, die der Arbeitgeber nicht unaufgefordert von sich aus liefern muss, ist der erste zu beachtende Punkt, dass der Betriebsrat dem Arbeitgeber Angaben dazu machen muss, wozu genau er die Informationen braucht.
Ganz häufig wird es dem Betriebsrat darum gehen, dass er mit den geforderten Informationen die Einhaltung bestimmter Vorschriften kontrollieren will, z.B. die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Wenn ein Betriebsrat vom Arbeitgeber z.B. eine Liste mit den schwangeren Arbeitnehmerinnen haben will, dann will der Betriebsrat damit in der Regel die Einhaltung des Mutterschutzgesetzes kontrollieren. Wenn der Betriebsrat eine Liste mit den schwerbehinderten Arbeitnehmern haben will, dann will er damit in der Regel die Einhaltung der zugunsten der schwerbehinderten Arbeitnehmer geltenden Vorschriften aus dem Sozialgesetzbuch 9 kontrollieren.
Und in einem solchen Fall muss der Betriebsrat dem Arbeitgeber dann einfach sagen, welche Vorschriften er auf Einhaltung prüfen will.
Dabei sollte der Betriebsrat möglichst konkret werden und dem Arbeitgeber sagen, welche Paragrafen eines Gesetzes, eines Tarifvertrages oder einer Betriebsvereinbarung er auf Einhaltung kontrollieren will.
In dem Beispiel mit der Liste mit den schwangeren Arbeitnehmerinnen könnte der Betriebsrat dem Arbeitgeber z.B. sagen, dass er prüfen will, ob das in § 3 Mutterschutzgesetz vorgesehene Verbot eingehalten wird, eine schwangere Frau in den letzten sechs Wochen vor der Entbindung zu beschäftigen.
In dem Beispiel mit der Liste mit den schwerbehinderten Arbeitnehmern könnte der Betriebsrat dem Arbeitgeber sagen, dass er prüfen will, ob der Arbeitgeber seine in § 164 Sozialgesetzbuch IX vorgesehene Pflicht einhält, die Arbeitsplätze der schwerbehinderten Arbeitnehmer behinderungsgerecht einzurichten.
Maßnahmen zum Datenschutz darlegen
Der zweite wichtige Punkt ist, dass der Betriebsrat dem Arbeitgeber Angaben dazu machen muss, wie er die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer am Schutz ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten will.
Am schönsten wäre es, wenn der Betriebsrat ein richtiges Datenschutzkonzept entwickelt hat, z.B. in Zusammenarbeit mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten, und er dieses Datenschutzkonzept dem Arbeitgeber vorlegt und darauf verweist.
Wenn der Betriebsrat aber kein solches Datenschutzkonzept hat, dann muss der Betriebsrat dem Arbeitgeber einzelne Maßnahmen nennen, die er zum Schutz der verlangten personenbezogenen Daten ergriffen hat bzw. ergreifen wird.
Der Betriebsrat könnte dem Arbeitgeber dann z.B. zusichern, dass er die erhaltenen Informationen in einem verschlossenen Schrank aufbewahren wird, wenn er sie in Papierform erhält bzw. dass er sie passwortgeschützt und verschlüsselt auf einem elektronischen Laufwerk aufbewahren wird, wenn er sie in elektronischer Form erhält.
Der Betriebsrat könnte dem Arbeitgeber versichern, dass er regelmäßig prüfen wird, ob er die erhaltenen Daten noch für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt und falls dies nicht mehr der Fall sein sollte, dass der Betriebsrat die personenbezogenen Daten dann löschen bzw. vernichten wird.
Der Betriebsrat könnte dem Arbeitgeber außerdem noch versichern, dass die Betriebsratsmitglieder, die Zugriff auf die Daten haben, noch einmal ausdrücklich auf die Bedeutung des Datenschutzes und die Geheimhaltungsbedürftigkeit der Daten hingewiesen werden.
Damit ihr es möglichst einfach habt, haben wir Muster-Schreiben vorbereitet, mit denen der Betriebsrat einen Anspruch auf sensible personenbezogene Informationen gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen kann:
