Die Einberufung einer Betriebsratssitzung

Die ordnungsgemäße Einberufung einer Betriebsratssitzung ist entscheidend für die Wirksamkeit der Beschlüsse des Betriebsrats. Doch wer ist zuständig? Welche Fristen gelten? Und wie läuft die Einladung an Betriebsratsmitglieder, Ersatzmitglieder und den Arbeitgeber ab? In diesem Artikel erfährst du die sieben wichtigsten Schritte zur Einberufung einer Betriebsratssitzung – inklusive praktischer Mustertexte und wertvoller Tipps für die rechtssichere Durchführung.

von Rechtsanwalt Dr. jur. Henning Kluge

Zuständig für die Einberufung der Betriebsratssitzungen ist der Betriebsratsvorsitzende. Grundsätzlich kann auch nur der Betriebsratsvorsitzende rechtswirksam eine Betriebsratssitzung einberufen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Betriebsratsvorsitzende verhindert ist. In diesem Fall übernimmt der stellvertretende Betriebsratsvorsitzende die Aufgabe, die Betriebsratssitzungen einzuberufen. Falls der Betriebsratsvorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende gleichzeitig verhindert sein sollten, gibt es niemanden, der nach dem Gesetz zur Einberufung einer Betriebsratssitzung zuständig wäre. Weil solche Situationen aber durchaus vorkommen können, sollte der Betriebsrat zusätzlich zum (ersten) stellvertretenden Betriebsratsvorsitzenden auch noch einen oder mehrere weitere Stellvertreter wählen. Dann können die Betriebsratssitzungen bei Bedarf auch von den weiteren Stellvertretern einberufen werden.

Für die Einberufung einer Betriebsratssitzung gibt es einige gesetzliche Vorgaben, die der Betriebsratsvorsitzende zu beachten hat. Die Beachtung dieser Vorgaben ist außerordentlich wichtig, insbesondere deshalb, weil die Einhaltung dieser Vorgaben zum Teil Voraussetzung dafür ist, dass der Betriebsrat auf der Sitzung überhaupt rechtswirksame Beschlüsse fassen kann. Im Folgenden wird die Einberufung einer Betriebsratssitzung deshalb Schritt für Schritt erklärt.

Es sind sieben Schritte, die der Betriebsratsvorsitzende bei der Einberufung einer Betriebsratssitzung unternehmen muss:

1. Festlegung des Termins der Sitzung
2. Festlegung der Form der Sitzung
3. Festlegung des Orts der Sitzung
4. Aufstellung der Tagesordnung
5. Einladung der Teilnehmer
6. Bekanntgabe der Tagesordnung
7. Mitteilung an den Arbeitgeber

Festlegung des Termins

Wenn der Betriebsratsvorsitzende eine Betriebsratssitzung einberufen will, muss er zunächst einmal den Termin der Sitzung festlegen. Bei der Festlegung des Termins hat der Betriebsratsvorsitzende zwei gesetzliche Vorgaben zu beachten, die oben schon näher erläutert worden sind (siehe Seite 11):

• Betriebsratssitzungen müssen grundsätzlich während der Arbeitszeit stattfinden
• Rücksichtnahme auf betriebliche Notwendigkeiten

Darüber hinaus muss der Betriebsratsvorsitzende eventuelle Vorgaben zu den Terminen der Betriebsratssitzungen aus der Geschäftsordnung des Betriebsrats beachten.

Festlegung der Form der Sitzung

Falls in der Geschäftsordnung des Betriebsrats die Möglichkeit vorgesehen ist, Betriebsratssitzungen auch als Video- oder Telefonkonferenz oder als hybride Sitzungen durchzuführen, muss der Betriebsratsvorsitzende entscheiden, in welcher Form die Sitzung stattfinden soll: Als

• Präsenzsitzung,
• Videokonferenz,
• Telefonkonferenz oder
• hybride Sitzung.

Bei der Entscheidung über die Form der Sitzung muss der Betriebsratsvorsitzende die entsprechenden Vorgaben aus der Geschäftsordnung des Betriebsrats berücksichtigen. Für eine Sitzung per Video- oder Telefonkonferenz oder eine hybride Sitzung darf er sich nur entscheiden, wenn auch die Voraussetzungen aus der Geschäftsordnung dafür gegeben sind.

Festlegung des Orts der Sitzung

Im Falle einer Präsenzsitzung muss der Betriebsratsvorsitzende festlegen, an welchem Ort die Sitzung stattfinden soll. Präsenzsitzungen müssen in jedem Fall an einem Ort stattfinden, der räumlich, optisch und akustisch so abgeschirmt ist, dass die Betriebsratsmitglieder während der Sitzung nicht von außenstehenden Personen beobachtet und ihre Wortbeiträge nicht mitgehört werden können. In der Regel sollten die Betriebsratssitzungen im Betriebsratsbüro stattfinden, falls dieses ausreichend Platz bietet oder in einem Besprechungsraum im Betrieb.

Soll die Betriebsratssitzung als Video- oder Telefonkonferenz oder als hybride Sitzung durchgeführt werden, muss der Betriebsratsvorsitzende entscheiden, welches technische System zur Durchführung der Sitzung eingesetzt werden soll. Dieses System muss den gängigen Sicherheitsanforderungen genügen. Sowohl zum Ort der Präsenzsitzungen als auch zu dem einzusetzenden technischen System bei einer Betriebsratssitzung per Video- oder Telefonkonferenz bzw. einer hybriden Sitzung können Vorgaben in der Geschäftsordnung des Betriebsrats enthalten sein, die der Betriebsratsvorsitzende zu beachten hat.

Aufstellung der Tagesordnung

Ein ganz wichtiger Schritt bei der Einberufung einer Betriebsratssitzung besteht in der Aufstellung der Tagesordnung der Sitzung. Für jede Betriebsratssitzung muss vorher eine Tagesordnung aufgestellt werden. Dieser Schritt ist insbesondere deshalb so wichtig, weil der Betriebsrat auf einer Betriebsratssitzung grundsätzlich nur zu den Themen einen wirksamen Beschluss fassen kann, die auf der Tagesordnung der Sitzung stehen.

Die Aufstellung der Tagesordnung einer Betriebsratssitzung ist in diesem Artikel ausführlich behandelt. Wichtig ist, dass die einzelnen Themen in der Tagesordnung so konkret bezeichnet werden, dass sich die Teilnehmer auf diese Themen vorbereiten können.

Einladung der Teilnehmer

Der nächste wichtige Schritt bei der Einberufung einer Betriebsratssitzung besteht in der Einladung der Teilnehmer. Der Betriebsratsvorsitzende muss alle teilnahmeberechtigten Personen zu einer Betriebsratssitzung einladen, insbesondere natürlich die Betriebsratsmitglieder.

Für die Einladung zu einer Betriebsratssitzung gibt es keine besonderen Formvorschriften. Sie kann schriftlich erfolgen, aber auch mündlich, z. B. auch telefonisch. Zu Nachweiszwecken sollte die Einladung aber immer dokumentiert werden. Üblich und weit verbreitet ist die Einladung per E-Mail.

Einladung der Betriebsratsmitglieder

Besonders wichtig ist die Einladung der Betriebsratsmitglieder. Grund dafür ist, dass die Einladung aller nicht als „verhindert“ geltenden Betriebsratsmitglieder Voraussetzung dafür ist, dass der Betriebsrat auf der Sitzung wirksame Beschlüsse fassen kann.
Mit der Einladung muss der Betriebsratsvorsitzende die Betriebsratsmitglieder darüber informieren, dass eine Betriebsratssitzung stattfinden wird und dabei den Ort und den Termin der Sitzung mitteilen.

Muster:

Einladung zur Betriebsratssitzung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am … [Datum] findet um … [Uhrzeit] in … [Ort] die nächste Sitzung des Betriebsrats statt. Zu dieser Sitzung lade ich hiermit ein. Die Tagesordnung habe ich beigefügt.

Sofern ein Betriebsratsmitglied an der Teilnahme verhindert sein sollte, bitte ich um unverzügliche Mitteilung unter Angabe der Gründe, damit ich rechtzeitig das entsprechende Ersatzmitglied einladen kann (§ 29 Absatz 2 Satz 5 und 6 BetrVG).

Mit freundlichen Grüßen
(Betriebsratsvorsitzende/r)

Besonderheiten gelten bei der Einladung zu einer virtuellen oder hybriden Betriebsratssitzung. Bei der Einladung zu einer solchen Sitzung muss der Betriebsratsvorsitzende die Betriebsratsmitglieder bei der Einladung darauf hinweisen, dass und in welcher Weise beabsichtigt ist, die Sitzung als virtuelle oder hybride Sitzung durchzuführen. Außerdem muss der Betriebsratsvorsitzende den Betriebsratsmitgliedern eine angemessene Frist für einen Widerspruch gegen die Durchführung der Sitzung als virtuelle oder hybride Sitzung setzen.

Muster für die Einladung zu einer Betriebsratssitzung per Videokonferenz:

Einladung zur Betriebsratssitzung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am … [Datum] findet um … [Uhrzeit] die nächste Sitzung des Betriebsrats statt.
Zu dieser Sitzung lade ich hiermit ein. Die Tagesordnung der Sitzung habe ich
beigefügt.
Die Sitzung soll mittels Videokonferenz über … [Videokonferenzsystem benennen, zum Beispiel „Microsoft Teams“] durchgeführt werden.

Die Sitzung wird nicht mittels Videokonferenz, sondern als Präsenzsitzung stattfinden, wenn mindestens ein Viertel der Betriebsratsmitglieder bis zum … [Datum] um … [Uhrzeit] der Durchführung der Sitzung mittels Videokonferenz widerspricht.

Mit freundlichen Grüßen
(Betriebsratsvorsitzende/r)

Muster für die Einladung zu einer hybriden Sitzung:

Einladung zur Betriebsratssitzung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am … [Datum] findet um … [Uhrzeit] in … [Ort] die nächste Sitzung des Betriebsrats statt. Zu dieser Sitzung lade ich hiermit ein. Die Tagesordnung der Sitzung habe ich beigefügt.

Die Sitzung findet als Präsenzsitzung statt. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, über … [Videokonferenzsystem benennen, zum Beispiel „Microsoft Teams“] per Videoverbindung
an der Sitzung teilzunehmen. Die Möglichkeit der Teilnahme per Videoverbindung wird es nicht geben, wenn mindestens ein Viertel der Betriebsratsmitglieder bis zum … [Datum] um … [Uhrzeit] dieser Möglichkeit widerspricht.

Mit freundlichen Grüßen
(Betriebsratsvorsitzende/r)

Grundsätzlich muss der Betriebsratsvorsitzende jedes Betriebsratsmitglied zu jeder Betriebsratssitzung einladen. Eine Ausnahme gilt dann, wenn der Betriebsratsvorsitzende davon ausgehen kann, dass ein Betriebsratsmitglied nicht zu einer Sitzung erscheinen wird, weil es “verhindert” ist.

Beispiel:
Dem Betriebsratsvorsitzenden ist bekannt, dass ein Betriebsratsmitglied am Tag der Betriebsratssitzung im Urlaub ist. Falls dieses Betriebsratsmitglied dem Betriebsratsvorsitzenden nicht mitgeteilt haben sollte, dass es trotz seines Urlaubs an der Betriebsratssitzung teilnehmen will, würde der Betriebsratsvorsitzende es nicht zu der Sitzung einladen.

Wichtig ist, dass die Einladung der Betriebsratsmitglieder zu einer Betriebsratssitzung rechtzeitig erfolgt. Die Betriebsratsmitglieder müssen so frühzeitig zu der Sitzung eingeladen werden, dass sie die Möglichkeit haben, ihre Teilnahme sicherzustellen.

Mit wie viel Vorlaufzeit die Betriebsratsmitglieder zu einer Sitzung eingeladen werden müssen, damit die Einladung als rechtzeitig angesehen werden kann, lässt sich nicht pauschal sagen. Eine bestimmte nach Stunden oder Tagen bemessene Mindestfrist gibt es für die Einladung zu einer Betriebsratssitzung nicht. Es muss nur sichergestellt sein, dass die einzelnen Betriebsratsmitglieder so frühzeitig von der Sitzung erfahren, dass sie an der Sitzung teilnehmen können. Wie viel Zeit dafür erforderlich ist, hängt insbesondere auch von der persönlichen Situation der einzelnen Betriebsratsmitglieder ab.

Eine relativ kurzfristige Einladung kann rechtzeitig sein, wenn die Betriebsratssitzung während der Arbeitszeit sämtlicher Betriebsratsmitglieder stattfindet und sämtliche Betriebsratsmitglieder am Tag der Sitzung im Betrieb vor Ort sind.
Eine längere Einladungsfrist kann insbesondere dann einzuhalten sein, wenn am Tag der Sitzung nicht alle Betriebsratsmitglieder vor Ort sind, sondern einzelne Betriebsratsmitglieder erst aus weiterer Entfernung anreisen müssen, um an der Sitzung teilnehmen zu können. Eine Einladung mit mehr Vorlaufzeit kann auch dann anzuraten sein, wenn für einzelne Betriebsratsmitglieder aus bestimmten Gründen eine längere Zeit erforderlich ist, um sich auf die Teilnahme an einer Betriebsratssitzung einzurichten, wenn z.B. für die Zeit der Sitzungsteilnahme für eine Vertretung am Arbeitsplatz gesorgt werden muss.

Es ist zu empfehlen, in der Regel mit einer Vorlaufzeit von mindestens drei oder besser noch vier Tagen zu einer Betriebsratssitzung einzuladen. In bestimmten Situationen, vor allem dann, wenn der Betriebsrat ein eilbedürftiges Thema zu behandeln hat, wird das aber gar nicht möglich sein und dann kann auch mit einer entsprechend kürzeren Frist zu einer Betriebsratssitzung eingeladen werden.

Die rechtzeitige Einladung der Betriebsratsmitglieder zu den regelmäßigen Betriebsratssitzungen stellt in der Regel kein Problem dar. Da die Termine dieser Sitzungen bereits weit im Voraus feststehen, hat jedes Betriebsratsmitglied ausreichend Zeit, sich darauf einzustellen. Bei den regelmäßigen Betriebsratssitzungen wird eine gesonderte Einladung der Betriebsratsmitglieder in der juristischen Literatur zum Teil sogar für ganz entbehrlich gehalten.

Einladung von Ersatzmitgliedern

Erfährt der Betriebsratsvorsitzende, dass ein Betriebsratsmitglied nicht an der Betriebsratssitzung teilnehmen wird, weil es “verhindert” ist, muss er das entsprechende Ersatzmitglied zu der Sitzung einladen.

Die Einladung des Ersatzmitglieds ist in einem solchen Fall außerordentlich wichtig, weil sämtliche auf der Sitzung gefassten Beschlüsse unwirksam wären, wenn das Ersatzmitglied nicht zu der Sitzung eingeladen worden ist und dann auch nicht erscheint.
Der Betriebsratsvorsitzende muss und darf ein Ersatzmitglied aber auch wirklich nur dann zu einer Betriebsratssitzung einladen, wenn er ein Betriebsratsmitglied im gesetzlichen Sinne als „verhindert“ anzusehen hat. Ein Betriebsratsmitglied ist dann als “verhindert” anzusehen, wenn es aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen nicht an der Sitzung teilnehmen muss oder teilnehmen darf.

Ein Betriebsratsmitglied muss insbesondere dann nicht an einer Betriebsratssitzung teilnehmen, wenn es

• Urlaub hat,
• sich in Elternzeit befindet oder
• dringende Arbeitsaufgaben zu erledigen und sich deshalb dazu entschieden hat, die Betriebsratssitzung ausfallen zu lassen.

Auch wenn ein Betriebsratsmitglied

• krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist oder
• sich auf einer Dienstreise befindet

kann bzw. muss ein Betriebsratsmitglied in der Regel nicht an einer Betriebsratssitzung teilnehmen.

Allein der Umstand, dass ein Betriebsratsmitglied im Zeitpunkt der Betriebsratssitzung arbeitsfrei hat, ist aber noch kein Verhinderungsgrund.

Beispiel 1:

Ein Betriebsratsmitglied arbeitet in Teilzeit und hat mittwochs immer frei. Der Betriebsratsvorsitzende beraumt eine Betriebsratssitzung auf einen Mittwoch an. Das in Teilzeit beschäftigte Betriebsratsmitglied gilt ohne Hinzutreten weiterer Umstände nicht als an der Teilnahme an der Betriebsratssitzung “verhindert”. Das Betriebsratsmitglied würde aber beispielsweise dann als “verhindert” gelten, wenn es am Tag der Betriebsratssitzung sein Kind zu betreuen hat und es keine anderweitige Möglichkeit der Kinderbetreuung gibt.

Beispiel 2:

Ein Betriebsratsmitglied arbeitet in der Nachtschicht. Die Nachtschicht dauert von 22.00 Uhr bis 06:00 Uhr am nächsten Tag. Der Betriebsratsvorsitzende beruft für den nächsten Tag um 10:00 Uhr eine Betriebsratssitzung ein. Das in Nachtschicht arbeitende Betriebsratsmitglied gilt nicht als an der Teilnahme an der Betriebsratssitzung “verhindert”. Allein der Umstand, dass eine Betriebsratssitzung außerhalb der Arbeitszeit eines Betriebsratsmitglied stattfindet, ist kein Verhinderungsgrund.

Der Betriebsratsvorsitzende muss auch dann ein Ersatzmitglied zu einer Betriebsratssitzung einladen, wenn ein Betriebsratsmitglied aus rechtlichen Gründen an zumindest einem Teil der Sitzung nicht teilnehmen darf. Das ist dann der Fall, wenn der Betriebsrat auf der Sitzung eine Entscheidung zu treffen hat, von der ein Betriebsratsmitglied in seiner Rechtsstellung als Arbeitnehmer oder Betriebsratsmitglied persönlich und unmittelbar betroffen ist.

Wenn ein Betriebsratsmitglied nicht zu einer Betriebsratssitzung erscheinen wird, aber kein echter Verhinderungsfall vorliegt, darf der Betriebsratsvorsitzende für dieses Betriebsratsmitglied kein Ersatzmitglied einladen. Insbesondere darf für ein Betriebsratsmitglied, das offensichtlich keinen ausreichenden Entschuldigungsgrund für die Nichtteilnahme an einer Sitzung hat, kein Ersatzmitglied eingeladen werden.

Beispiel:

Das Betriebsratsmitglied Hans Meier kündigt an, nicht zur nächsten Betriebsratssitzung zu kommen, weil es „die Schnauze voll“ habe. Herr Meier ist damit nicht im gesetzlichen Sinne „verhindert“. Der Betriebsratsvorsitzende darf in diesem Fall kein Ersatzmitglied einladen.

Die Entscheidung über die Frage, ob ein Ersatzmitglied zu einer Betriebsratssitzung eingeladen werden muss, wird dem Betriebsratsvorsitzenden dadurch erleichtert, dass die Betriebsratsmitglieder dem Betriebsratsvorsitzenden unverzüglich Bescheid geben sollen, wenn sie an einer Betriebsratssitzung nicht teilnehmen werden.

Der Betriebsratsvorsitzende ist nicht dazu verpflichtet, von sich aus nachzuforschen, ob ein Betriebsratsmitglied zu einer Sitzung kommen wird oder nicht. Solange ein Betriebsratsmitglied seine Teilnahme nicht abgesagt hat und der Betriebsratsvorsitzende auch nicht auf andere Weise davon erfährt, dass ein Betriebsratsmitglied nicht zur Sitzung kommen wird, hat der Betriebsratsvorsitzende davon auszugehen, dass das Betriebsratsmitglied zu der Sitzung erscheinen wird.
Wenn ein Betriebsratsmitglied seine Teilnahme an einer Betriebsratssitzung absagt, soll es dabei auch den Grund für seine Nichtteilnahme angeben. Mit der Angabe des Grundes kann der Betriebsratsvorsitzende dann prüfen, ob bei dem Betriebsratsmitglied ein anzuerkennender Verhinderungsgrund vorliegt und wenn das der Fall ist, hat er das entsprechende Ersatzmitglied zu der Sitzung einzuladen.

Bei der Prüfung der Frage, ob bei einem Betriebsratsmitglied ein Verhinderungsgrund vorliegt, darf der Vorsitzende auf die Angaben des Betriebsratsmitglieds vertrauen. Er ist nicht verpflichtet, durch eigene Nachforschungen zu überprüfen, ob die Angaben zutreffend sind.

Beispiel:

Ein Betriebsratsmitglied sagt die Teilnahme an der nächsten Betriebsratssitzung mit der Begründung ab, dass es am Tag der Sitzung dringend an seinem Arbeitsplatz gebraucht werde. Der Betriebsratsvorsitzende würde in diesem Fall nicht nachforschen, ob das Betriebsratsmitglied am Tag der Sitzung wirklich dringend an seinem Arbeitsplatz gebraucht wird. Er würde darauf vertrauen, dass die Angaben des Betriebsratsmitglieds zutreffend sind, es als “verhindert” ansehen und dementsprechend das Ersatzmitglied zu der Sitzung einladen.

Auch wenn ein Betriebsratsmitglied eigentlich als „verhindert“ gilt, z. B. weil es Urlaub hat, kann es trotzdem an einer Betriebsratssitzung teilnehmen, wenn es das will. In diesem Fall würde der Betriebsratsvorsitzende das Betriebsratsmitglied und nicht das entsprechende Ersatzmitglied zu der Sitzung einladen.

Vorgehensweise bei kurzfristiger Verhinderung eines Betriebsratsmitglieds

Der Betriebsratsvorsitzende isollte auch dann das entsprechende Ersatzmitglied zu der Betriebsratssitzung einzuladen, wenn er erst kurz vor dem Termin der Sitzung davon erfährt, dass ein Betriebsratsmitglied an der Sitzung nicht teilnehmen wird, weil es verhindert ist. Dies gilt auch dann, wenn es als unwahrscheinlich erscheint, dass das Ersatzmitglied zu der Sitzung erscheinen wird, weil es erst so kurzfristig von der Betriebsratssitzung erfährt. Falls das Ersatzmitglied nicht zu der Sitzung erscheint, ist das nicht weiter schlimm. Dem Betriebsratsvorsitzenden kann dann aber jedenfalls kein Fehler wegen der Nichteinladung des Ersatzmitglieds vorgeworfen werden, der sich auf die Wirksamkeit der auf der Sitzung gefassten Beschlüsse auswirken könnte.

Beispiel:

Ein Betriebsratsmitglied sagt seine Teilnahme an einer Betriebsratssitzung eine Stunde vor dem Beginn der Sitzung krankheitsbedingt ab. Der Betriebsratsvorsitzende schreibt daraufhin schnell eine E-Mail an das entsprechende Ersatzmitglied und lädt es zu der Betriebsratssitzung ein. Das Ersatzmitglied kommt nicht zu der Sitzung, weil es zu spät von der Sitzung erfahren hat. Die Einladung war also umsonst. Der Betriebsratsvorsitzende hat mit der Einladung des Ersatzmitglieds aber vermieden, dass die auf der Sitzung gefassten Beschlüsse wegen der Nichteinladung des Ersatzmitglieds unwirksam sein könnten.

Welches Ersatzmitglied ist einzuladen?

Auch die Frage, welches Ersatzmitglied für das verhinderte Betriebsratsmitglied einzuladen ist, ist sehr wichtig. Denn auch die Einladung eines falschen Ersatzmitglieds kann dazu führen, dass sämtliche auf der Sitzung gefassten Beschlüsse unwirksam sind.
Welches Ersatzmitglied an Stelle des verhinderten Betriebsratsmitglieds zur Sitzung einzuladen ist, hängt davon ab, ob die Betriebsratswahl als Verhältniswahl (Listenwahl) oder Mehrheitswahl (Personenwahl) durchgeführt worden ist.

Bei einer Verhältniswahl erfolgte die Betriebsratswahl aufgrund mehrerer Vorschlagslisten. Wurde die Betriebsratswahl als Verhältniswahl durchgeführt, ist derjenige Wahlbewerber als Ersatzmitglied einzuladen, der auf der Liste, der das zu ersetzende Betriebsratsmitglied angehört, unter den nicht gewählten Wahlbewerbern den höchsten Listenplatz innehatte.

Beispiel:

Im Betrieb der Express Logistik GmbH gibt es einen 9-köpfigen Betriebsrat. Bei der Betriebsratswahl gab es 2 Listen, die Liste 1 und die Liste 2.

Auf der Liste 1 standen 7 Kandidaten. Die Liste 1 hat 6 Sitze im Betriebsrat erhalten. Auf der Liste 2 standen 5 Kandidaten. Die Liste 2 hat 3 Sitze erhalten.

Liste 1

Kandidat 1 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 2 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 3 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 4 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 5 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 6 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 7 (Ersatzmitglied)

Liste 2

Kandidat 1 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 2 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 3 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 4 (Ersatzmitglied)
Kandidat 5 (Ersatzmitglied)

Ein Betriebsratsmitglied der Liste 2 kann an der nächsten Betriebsratssitzung nicht teilnehmen, weil es “verhindert” ist. Als Ersatzmitglied ist Kandidat 4 von der Liste 2 zu der Betriebsratssitzung einzuladen.

Falls auf der Liste, der das Ersatzmitglied zu entnehmen wäre, kein Ersatzmitglied mehr vorhanden ist, ist das Ersatzmitglied der Liste zu entnehmen, auf die der nächste zu verteilende Sitz im Betriebsrat entfallen wäre. Es kommt zu einem sogenannten Listensprung.

Beispiel:

Es ist ein 9-köpfiger Betriebsrat gewählt worden. Bei der Betriebsratswahl gab es drei Listen. Auf der Liste 1 standen sechs Kandidaten, auf der Liste 2 fünf Kandidaten und auf der Liste 3 drei Kandidaten.
Die Liste 1 hat fünf Sitze im Betriebsrat erhalten, die Liste 2 drei Sitze und die Liste 3 einen Sitz. Der nächste zu vergebende Sitz im Betriebsrat wäre an die Liste 3 gegangen.

Liste 1
Kandidat 1 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 2 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 3 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 4 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 5 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 6 (Ersatzmitglied)

Liste 2
Kandidat 1 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 2 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 3 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 4 (Ersatzmitglied)
Kandidat 5 (Ersatzmitglied)

Liste 3
Kandidat 1 (Betriebsratsmitglied)
Kandidat 2 (Ersatzmitglied)
Kandidat 3 (Ersatzmitglied)

Von der Liste 1 können 2 Betriebsratsmitglieder nicht an der nächsten Betriebsratssitzung teilnehmen. Es müssen deshalb 2 Ersatzmitglieder eingeladen werden. Das erste Ersatzmitglied wird der Liste 1 entnommen, von der beide zu ersetzenden Betriebsratsmitglieder kommen. Weil auf der Liste 1 kein weiteres Ersatzmitglied mehr vorhanden ist und der nächste zu vergebende Sitz im Betriebsrat an die Liste 3 gegangen wäre, ist das weitere einzuladende Ersatzmitglied der Liste 3 zu entnehmen. Es ist Kandidat 2 von der Liste 3 zu der Betriebsratssitzung einzuladen.

Falls dem Geschlecht, das im Betrieb in der Minderheit ist, ein oder mehrere Mindestsitze im Betriebsrat zustehen, muss bei dem Nachrücken eines Ersatzmitgliedes immer sichergestellt sein, dass das Minderheitengeschlecht weiterhin auf seine Mindestsitze kommt. Würde das Nachrücken eines Ersatzmitglieds nach den oben dargestellten Regeln dazu führen, dass das Minderheitengeschlecht nicht mehr ausreichend im Betriebsrat vertreten ist, rückt stattdessen das nächste dem Minderheitengeschlecht angehörende Ersatzmitglied nach.

Beispiel:

Im Betrieb der Express Logistik GmbH sind die Frauen das Geschlecht in der Minderheit. Ihnen stehen 2 Mindestsitze im Betriebsrat zu.
Bei der Betriebsratswahl haben die Frauen insgesamt auch nur 2 Sitze im Betriebsrat erhalten. Ein weibliches Betriebsratsmitglied der Liste 1 ist an der Teilnahme an der nächsten Betriebsratssitzung “verhindert”. Auf der Liste 1 gab es die folgenden Kandidaten:

Frau (Betriebsratsmitglied)
Mann (Betriebsratsmitglied)
Mann (Betriebsratsmitglied)
Mann (Ersatzmitglied)
Frau (Ersatzmitglied)

Der Betriebsratsvorsitzende hat das zweite Ersatzmitglied (Kandidatin Nr. 5) zu der Betriebsratssitzung einzuladen, damit die Frauen als Geschlecht in der Minderheit weiterhin auf ihre Mindestsitze kommen.

Wurde die Betriebsratswahl als Mehrheitswahl durchgeführt, ist der erste nicht gewählte Wahlbewerber mit der höchsten Stimmenzahl zu der Betriebsratssitzung einzuladen. Auch hier muss aber sichergestellt sein, dass das Geschlecht in der Minderheit auf seine Mindestsitze kommt.

Einladung der Schwerbehindertenvertretung

Zu jeder Betriebsratssitzung muss der Betriebsratsvorsitzende immer auch die Schwerbehindertenvertretung einladen, genauer gesagt die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen. Falls diese Vertrauensperson verhindert sein sollte, hat der Betriebsratsvorsitzende deren Stellvertreter einzuladen.

Einladung der Jugend- und Auszubildendenvertretung

Die Jugend- und Auszubildendenvertretung hat das Recht, zu allen Betriebsratssitzungen eines ihrer Mitglieder als Vertreter zu schicken. Deshalb müssen der Jugend- und Auszubildendenvertretung zu jeder Betriebsratssitzung Termin, Ort und Tagesordnung der Sitzung mitgeteilt werden. Wenn die Jugend- und Auszubildendenvertretung dem Betriebsrat mitgeteilt hat, dass eines ihrer Mitglieder an einer Betriebsratssitzung teilnehmen soll, muss der Betriebsratsvorsitzende dieses Mitglied zu der Sitzung einladen.

Wenn auf einer Betriebsratssitzung eine Angelegenheit behandelt werden soll, die besonders die Auszubildenden oder die Arbeitnehmer unter 18 Jahren betrifft, muss der Betriebsratsvorsitzende von sich aus jedes Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung zu der Sitzung einladen. In diesem Fall muss die Jugend- und Auszubildendenvertretung dem Betriebsrat nicht vorab mitteilen, dass ihre Mitglieder an der Sitzung teilnehmen sollen.

Einladung des Arbeitgebers

Den Arbeitgeber muss der Betriebsratsvorsitzende nur in den folgenden Fällen zu einer Betriebsratssitzung einladen:

• Wenn der Arbeitgeber beim Betriebsratsvorsitzenden die Einberufung der Sitzung beantragt hat.
• Wenn der Arbeitgeber beim Betriebsratsvorsitzenden beantragt hat, ein Thema auf die Tagesordnung der Sitzung zu setzen.
• Wenn der Betriebsrat die Teilnahme des Arbeitgebers an der Sitzung beschlossen hat.

Einzelheiten zur Teilnahme des Arbeitgebers an einer Betriebsratssitzung wurden bereits oben erläutert.

Einladung eines Gewerkschaftsvertreters

Es kann sein, dass der Betriebsratsvorsitzende auch den Vertreter einer Gewerkschaft zu einer Betriebsratssitzung einladen muss. Das ist dann der Fall, wenn

• mindestens ein Betriebsratsmitglied auch Mitglied in der Gewerkschaft ist und
• mindestens ein Viertel der Betriebsratsmitglieder die Teilnahme eines Vertreters dieser Gewerkschaft an der Betriebsratssitzung beim Betriebsratsvorsitzenden beantragt hat.

Einladung weiterer Personen

Weitere Personen muss und darf der Betriebsratsvorsitzende nur dann zu einer Betriebsratssitzung einladen, wenn der Betriebsrat deren Teilnahme beschlossen hat.

Bekanntgabe der Tagesordnung

Damit sich die Betriebsratsmitglieder und auch die übrigen Personen, die gegebenenfalls an der Betriebsratssitzung teilnehmen, auf die Sitzung vorbereiten können, muss der Betriebsratsvorsitzende ihnen rechtzeitig vor der Sitzung die Tagesordnung bekannt geben.
In der Regel sollte die Bekanntgabe der Tagesordnung zeitgleich mit der Einladung zu der Sitzung erfolgen. Die Tagesordnung könnte beispielsweise direkt in die Einladung zu der Betriebsratssitzung integriert werden.

Muster:

Einladung zur Betriebsratssitzung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am … [Datum] findet um … [Uhrzeit] in … [Ort] die nächste Sitzung des Betriebsrats statt. Zu dieser Sitzung lade ich hiermit ein. Die Tagesordnung der Sitzung lautet wie folgt:

1. Beschlussfassung zur Tagesordnung
2. Einleitung eines Arbeitsgerichtsverfahrens wegen nicht genehmigter Überstunden und Beauftragung eines Rechtsanwalts
3. Personelle Einzelmaßnahmen
4. Einstellung des Herrn Sascha Schmidt
5. Versetzung der Frau Marion Müller
6. Kündigung des Herrn Michael Meyer
7. Beschlussfassung zu der Betriebsvereinbarung „Arbeitszeit“
8. Verschiedenes

Sofern ein Betriebsratsmitglied an der Teilnahme verhindert sein sollte, bitte ich um unverzügliche Mitteilung unter Angabe der Gründe, damit ich rechtzeitig das entsprechende Ersatzmitglied einladen kann (§ 29 Absatz 2 Satz 5 und 6 BetrVG).

Mit freundlichen Grüßen
(Betriebsratsvorsitzende/r)

Die Tagesordnung kann der Einladung aber auch als Anlage beigefügt werden. Darauf sollte dann im Text der Einladung hingewiesen werden.

Beispiel:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am … findet um … in … die nächste Sitzung des Betriebsrats statt. Zu dieser Sitzung lade ich hiermit ein. Die Tagesordnung der Sitzung findet ihr im Anhang dieser E-Mail. …

Wenn der Betriebsrat über einen eigenen Server oder über einen eigenen Ordner auf einem Server des Arbeitgebers verfügt, in dem er seine elektronischen Dokumente speichert, könnte die Tagesordnung auch dort abgelegt werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Betriebsratsmitglieder (und ggf. einzuladende Ersatzmitglieder) darauf Zugriff haben. In diesem Fall müsste in der Einladung möglichst präzise angegeben werden, wo genau die Tagesordnung zu finden ist.

Beispiel:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am … findet um … in … die nächste Sitzung des Betriebsrats statt. Zu dieser Sitzung lade ich hiermit ein. Die Tagesordnung findet ihr im Ordner “Tagesordnungen der Betriebsratssitzungen” auf dem Betriebsratsserver. …

Die Tagesordnung muss nicht zwingend zeitgleich mit der Einladung bekanntgegeben werden, sondern kann auch zu einem späteren Zeitpunkt mitgeteilt werden. Wichtig ist aber, dass die Tagesordnung so rechtzeitig vor der Sitzung bekannt gegeben wird, dass zwischen der Bekanntgabe der Tagesordnung und dem Beginn der Betriebsratssitzung genug Zeit ist, damit sich die Teilnehmer auf die Sitzung vorbereiten können. In der Regel sollte die Tagesordnung mindestens 3 Tage vor der Sitzung bekannt gegeben werden. In dringenden Fällen kann sie aber auch mit einer kürzeren Frist bekannt gegeben werden. Einzelheiten dazu wurden im Abschnitt “Die Tagesordnung einer Betriebsratssitzung” bereits erläutert.

Mitteilung an den Arbeitgeber

Der letzte Schritt bei der Einberufung einer Betriebsratssitzung besteht in einer Mitteilung an den Arbeitgeber. Der Betriebsratsvorsitzende muss den Arbeitgeber vor jeder Betriebsratssitzung darüber informieren, dass und wann eine Betriebsratssitzung stattfindet. Die Tagesordnung muss er dem Arbeitgeber aber nicht mitteilen.

Muster:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie hiermit gemäß § 30 Absatz 1 Satz 3 BetrVG darüber informieren, dass der Betriebsrat am … [Datum] um … [Uhrzeit] eine Betriebsratssitzung durchführen wird. Die Sitzung wird voraussichtlich bis ungefähr … [Uhrzeit] dauern. Je nach dem Verlauf der Sitzung kann es allerdings auch sein, dass die Sitzung erst später enden wird.

Mit freundlichen Grüßen
(Betriebsratsvorsitzende/r)

Falls der Betriebsrat regelmäßige Betriebsratssitzungen durchführt, muss der Betriebsratsvorsitzende den Arbeitgeber nicht über jede Sitzung gesondert informieren. Es genügt dann eine Mitteilung an den Arbeitgeber, dass und zu welchen Terminen der Betriebsrat regelmäßige Betriebsratssitzungen durchführt.

Muster:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie hiermit darüber informieren, dass die regelmäßigen Sitzungen des Betriebsrats künftig wöchentlich jeweils donnerstags um 14:00 Uhr stattfinden werden. Falls ein solcher Termin auf einen gesetzlichen Feiertag fallen sollte, verschiebt sich der Sitzungstermin auf den nächsten Arbeitstag. Dies hat der Betriebsrat in seiner Sitzung am … [Datum] beschlossen.

Die Sitzungen werden voraussichtlich bis ungefähr 16:00 Uhr dauern. Je nach Anzahl und Umfang der zu behandelnden Themen kann eine Sitzung aber auch einmal länger dauern.

Mit freundlichen Grüßen
(Betriebsratsvorsitzende/r)

Mit der Information über die Termine der Betriebsratssitzungen soll der Arbeitgeber die Möglichkeit erhalten, sich auf die Abwesenheit der Betriebsratsmitglieder von ihrem Arbeitsplatz einstellen zu können.