Die Betriebsratssitzungen sind ein zentraler Bestandteil der Tätigkeit eines Betriebsrats. Das liegt vor allem daran, dass in den Betriebsratssitzungen die Beschlüsse des Betriebsrats gefasst werden und ein Betriebsrat praktisch immer erst einmal einen Beschluss fassen muss, bevor er irgendwie rechtsverbindlich handeln kann. In diesem Artikel gehen wir Schritt für Schritt durch, wie eine Betriebsratssitzung einberufen wird und was dabei unbedingt beachtet werden muss.
Wer ist zuständig?
Los geht es mit der Frage, wer überhaupt für die Einberufung einer Betriebsratssitzung zuständig ist. Hier gibt es eine ganz klare Vorgabe vom Gesetz: Die Einberufung einer Betriebsratssitzung ist erst einmal ausschließlich Sache des Betriebsratsvorsitzenden.
Zunächst einmal ist schon die Entscheidung darüber, ob eine Betriebsratssitzung überhaupt einberufen wird, Sache des Betriebsratsvorsitzenden und es ist dann auch der Betriebsratsvorsitzende, der alle weiteren erforderlichen Schritte einzuleiten hat.
Andere Personen als der Betriebsratsvorsitzende dürfen eine Betriebsratssitzung eigentlich nur dann einberufen, wenn der Betriebsratsvorsitzende verhindert ist, z.B. weil er krank ist, weil er Urlaub hat oder weil er aus sonstigen Gründen sein Amt nicht ausüben kann oder nicht ausüben muss.
In einem solchen Fall wäre der stellvertretende Vorsitzende für die Einberufung der Betriebsratssitzungen zuständig und falls auch der stellvertretende Vorsitzende ausfallen sollte, dann ggf. auch ein anderer Stellvertreter, den der Betriebsrat bestellt hat.
Normale Betriebsratsmitglieder können nicht einfach so eine Betriebsratssitzung einberufen.
Termin festlegen
Wenn der Betriebsratsvorsitzende sich dazu entschieden hat, eine Betriebsratssitzung einzuberufen, dann muss er im nächsten Schritt den genauen Termin der Sitzung festlegen.
Was den Termin einer Betriebsratssitzung angeht, gibt es vom Gesetz her 2 Vorgaben, die beachtet werden müssen.
- Die Sitzung soll während der Arbeitszeit stattfinden.
- Bei der Festlegung des Termins muss Rücksicht genommen werden auf die “betrieblichen Notwendigkeiten”.
Die erste Vorgabe sollte relativ leicht umzusetzen sein, wenn sämtliche Betriebsratsmitglieder die gleiche Arbeitszeit haben. Dann sollte der Termin so gelegt werden, dass die Sitzung während der Arbeitszeit der Betriebsratsmitglieder beginnt und auch noch während der Arbeitszeit der Betriebsratsmitglieder endet.
Wenn die Betriebsratsmitglieder unterschiedliche Arbeitszeiten haben, dann sollte der Termin so gelegt werden, dass die Sitzung während der individuellen Arbeitszeit der Mehrzahl der Betriebsratsmitglieder stattfindet.
Mit der zweiten Vorgabe zum Termin der Betriebsratssitzungen, also der Vorgabe, dass bei der Festlegung des Termins auf die „betrieblichen Notwendigkeiten“ Rücksicht zu nehmen ist, soll dafür gesorgt werden, dass eine Betriebsratssitzung nicht gerade zu einem Zeitpunkt stattfindet, wo die Betriebsratsmitglieder besonders dringend an ihrem Arbeitsplatz gebraucht werden.
Im Rahmen dieser beiden gesetzlichen Vorgaben entscheidet dann aber der Betriebsratsvorsitzende selbst, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit er eine Betriebsratssitzung stattfinden lassen will. Er muss dazu nicht den Arbeitgeber um Erlaubnis fragen, und er muss den Termin einer Betriebsratssitzung auch nicht vorher mit dem Arbeitgeber abstimmen.
Aber wichtig, was der Betriebsratsvorsitzende dann doch machen muss: Er muss den Arbeitgeber immer rechtzeitig vorab über die festgelegten Termine der Betriebsratssitzungen informieren!
Art der Sitzung festlegen
Als nächstes muss der Betriebsratsvorsitzende darüber entscheiden, in welcher Form die Sitzung stattfinden soll, also ob es eine reine Präsenzsitzung sein soll, bei der sich alle Betriebsratsmitglieder vor Ort treffen, oder ob es eine reine Online-Sitzung sein soll, an der alle Betriebsratsmitglieder per Videoverbindung oder per Telefon teilnehmen, oder ob es eine gemischte Sitzung sein soll, also eine Betriebsratssitzung, die zwar eigentlich in Präsenz stattfindet, zu der sich die Betriebsratsmitglieder aber auch online dazuschalten können.
Bei dieser Entscheidung ist es wichtig zu beachten, dass eine Betriebsratssitzung nur dann als reine Online-Sitzung oder als gemischte Sitzung stattfinden darf, wenn es dazu eine Regelung in der Geschäftsordnung des Betriebsrats gibt und der Betriebsratsvorsitzende muss bei seiner Entscheidung über die Form der Sitzung natürlich die entsprechenden Vorgaben aus der Geschäftsordnung beachten.
Ort der Sitzung festlegen
Wenn die Sitzung als Präsenzsitzung oder als gemischte Sitzung stattfinden soll, dann muss der Betriebsratsvorsitzende auch noch den Ort festlegen, an dem die Sitzung stattfinden soll. Diese Entscheidung sollte aber normalerweise auch kein größeres Problem sein.
Wenn der Betriebsrat über ein ausreichend großes Betriebsratsbüro verfügt, können die Betriebsratssitzungen einfach dort stattfinden. Wenn das nicht der Fall ist, dann muss auf einen anderen geeigneten Raum im Betrieb ausgewichen werden, z. B. auf einen Besprechungsraum.
Der Arbeitgeber ist auf jeden Fall dazu verpflichtet, dem Betriebsrat einen geeigneten Raum für die Sitzungen zur Verfügung zu stellen.
Tagesordnung aufstellen
Im nächsten Schritt muss der Betriebsratsvorsitzende eine Tagesordnung für die Sitzung aufstellen.
Die Tagesordnung ist eine Auflistung der Themen, die auf der Betriebsratssitzung behandelt werden sollen und sie hat den Zweck, dass sich die Betriebsratsmitglieder auf die Sitzung vorbereiten können und dafür müssen sie natürlich wissen, um welche Themen es auf der Sitzung gehen soll.
Ganz wichtig ist es, dass der Betriebsratsvorsitzende den Betriebsratsmitgliedern die Tagesordnung rechtzeitig vor der Betriebsratssitzung bekannt gibt, damit die Betriebsratsmitglieder auch genug Zeit haben, um sich auf die einzelnen Themen vorzubereiten. Am besten übermittelt der Betriebsratsvorsitzende den Betriebsratsmitgliedern die Tagesordnung gleichzeitig mit der Einladung zu der Betriebsratssitzung.
Teilnehmer einladen
Wenn der Betriebsratsvorsitzende die gerade besprochenen Punkte erledigt hat, muss er im letzten Schritt alle Personen, die das Recht haben, an der Betriebsratssitzung teilzunehmen, zu der Sitzung einladen.
Es gibt verschiedene Personen, die das Recht haben können, an einer Betriebsratssitzung teilzunehmen, ganz besonders wichtig ist aber die Einladung der Betriebsratsmitglieder und – soweit erforderlich – der Ersatzmitglieder, weil hier ein Fehler dazu führen kann, dass sämtliche auf der Sitzung gefassten Beschlüsse unwirksam sind.
Grundsätzlich hat jedes Betriebsratsmitglied das Recht, an allen Betriebsratssitzungen teilzunehmen und deshalb muss der Betriebsratsvorsitzende grundsätzlich auch jedes Betriebsratsmitglied zu allen Betriebsratssitzungen einladen.
Der Betriebsratsvorsitzende muss eigentlich nur dann ein Betriebsratsmitglied ausnahmsweise nicht zu einer Sitzung einladen, wenn der Betriebsratsvorsitzende weiß, dass das Betriebsratsmitglied an der Sitzungsteilnahme “verhindert” ist. In einem solchen Fall muss der Betriebsratsvorsitzende dann das entsprechende Ersatzmitglied zu der Sitzung einladen.
Ein Ersatzmitglied muss und darf der Betriebsratsvorsitzende aber nur dann zu einer Betriebsratssitzung einladen, wenn ein reguläres Betriebsratsmitglied auch wirklich als “verhindert” anzusehen ist, das heißt wenn ein reguläres Betriebsratsmitglied nicht an der Sitzung teilnehmen wird und es einen Entschuldigungsgrund für die Nichtteilnahme hat. Das ist z.B. dann der Fall, wenn ein reguläres Betriebsratsmitglied seine Teilnahme krankheitsbedingt abgesagt hat oder wenn es im Urlaub ist.
Wenn kein reguläres Betriebsratsmitglied ohne Entschuldigungsgrund nicht zur Sitzung kommt, darf für dieses Betriebsratsmitglied auch kein Ersatzmitglied an der Sitzung teilnehmen.
Und jetzt kommt noch ein weiterer ganz wichtiger Punkt im Zusammenhang mit der Einladung zu einer Betriebsratssitzung: Die Einladung muss rechtzeitig erfolgen und zwar deshalb, damit die Betriebsratsmitglieder die Möglichkeit haben, auch tatsächlich zu der Sitzung zu erscheinen.
Eine bestimmte, nach Stunden oder Tagen bemessene Frist gibt es für die Einladung aber nicht. Es muss nur sichergestellt sein, dass die einzelnen Betriebsratsmitglieder so frühzeitig von der Sitzung erfahren, dass sie an der Sitzung teilnehmen können. Wie viel Zeit dafür erforderlich ist, hängt immer von den Umständen des Einzelfalls ab.
Es ist zu empfehlen, in der Regel mit einer Vorlaufzeit von mindestens 3 Tagen zu einer Betriebsratssitzung einzuladen. In bestimmten Situationen, vor allem wenn der Betriebsrat ein sehr eiliges Thema zu behandeln hat, wird das aber gar nicht möglich sein und dann kann eben auch mit einer entsprechend kürzeren Frist eingeladen werden.
Ansonsten gibt es für die Einladung zu einer Betriebsratssitzung aber keine besonderen Formvorschriften. Die Einladung kann schriftlich erfolgen, aber auch mündlich, z.B. auch telefonisch. Zu Nachweiszwecken sollte die Einladung aber immer dokumentiert werden. Für den Regelfall würde ich immer eine Einladung per E-Mail empfehlen.
