Bevor ein Arbeitgeber eine Einstellung vornehmen darf, muss er die Zustimmung des Betriebsrats einholen. Dabei ist eine umfassende Unterrichtung des Betriebsrats über die geplante Maßnahme zwingend erforderlich. Dieser Beitrag zeigt auf, welche Informationen und Unterlagen der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Verfügung stellen muss – und welche rechtlichen Konsequenzen eine unvollständige oder unterlassene Unterrichtung nach sich ziehen kann.
von Rechtsanwalt Dr. jur. Henning Kluge
Damit der Betriebsrat seine Aufgaben erfüllen kann, die er im Zusammenhang mit der Einstellung eines Arbeitnehmers hat, muss der Arbeitgeber ihn umfassend über die beabsichtigte Einstellung informieren. Mit den vom Arbeitgeber erhaltenen Informationen soll der Betriebsrat in die Lage versetzt werden, sich ein Bild von der Einstellung zu machen, ohne eigene Nachforschungen anstellen zu müssen. Insbesondere soll der Betriebsrat prüfen können, ob einer der im Gesetz vorgesehenen Gründe in Betracht kommt, aus denen er seine Zustimmung zu der Einstellung verweigern kann.
Zur Erfüllung seiner Informationspflicht muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat bestimmte Informationen übermitteln und in der Regel auch Unterlagen vorlegen.
Umfang der Informationspflicht des Arbeitgebers
Die Informationen und Unterlagen, die der Arbeitgeber dem Betriebsrat zu einer beabsichtigten Einstellung übermitteln muss, lassen sich wie folgt einteilen:
- Informationen über den Arbeitsplatz sowie Art und Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Personalien und Bewerbungsunterlagen der einzustellenden Person
- Personalien und Bewerbungsunterlagen anderer Bewerber
- Weitere Unterlagen
- Informationen aus Vorstellungsgesprächen
- Tatsachen, aus denen sich ein Grund für die Zustimmungsverweigerung des Betriebsrats ergeben könnte.
Informationen über den Arbeitsplatz sowie Art und Beginn des Arbeitsverhältnisses
Wenn der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einstellen will, muss er den Betriebsrat zunächst einmal darüber informieren, auf welchem Arbeitsplatz der Arbeitnehmer eingesetzt werden soll. Mit Arbeitsplatz ist dabei nicht nur der Ort gemeint, an dem der Arbeitnehmer arbeiten soll, sondern auch die Funktion, die er übernehmen soll, bzw. die Art der Tätigkeit, die er leisten soll. Das umfasst gegebenenfalls auch den Platz, den der neue Mitarbeiter in der betrieblichen Organisation einnehmen soll.
Keine Angabe muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Höhe des Gehalts machen, das er dem Arbeitnehmer zahlen will. Das gilt auch dann, wenn es im Betrieb kein festgelegtes Entgeltsystem gibt, sodass der Betriebsrat nicht weiß, welches Gehalt der Arbeitnehmer bekommt.
Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat aber angeben, ob der Arbeitnehmer in Vollzeit oder in Teilzeit eingestellt werden soll. Falls der Arbeitnehmer in Teilzeit eingestellt werden soll, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat auch über den Umfang der Arbeitszeit informieren. Er muss dem Betriebsrat also mitteilen, ob der Arbeitnehmer z. B. 20 oder 30 Stunden pro Woche arbeiten soll.
Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer außerdem darüber informieren, ob der Arbeitnehmer befristet oder unbefristet eingestellt werden soll. Falls die Einstellung befristet erfolgen soll, muss der Arbeitgeber das Datum angeben, zu dem das Arbeitsverhältnis enden soll. Den Grund für die Befristung muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat aber nicht mitteilen.
Bei dem Einsatz eines Leiharbeitnehmers muss der Arbeitgeber den Betriebsrat über die beabsichtigte Einsatzdauer informieren.
Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat des Weiteren über den geplanten Zeitpunkt der Einstellung informieren. Er muss dem Betriebsrat also mitteilen, an welchem Tag das Arbeitsverhältnis bzw. der Einsatz beginnen soll.
Personalien und Bewerbungsunterlagen der einzustellenden Person
Damit der Betriebsrat die geplante Einstellung bewerten und über seine Zustimmung entscheiden kann, muss er wissen, wen der Arbeitgeber einstellen will. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat deshalb über die Person informieren, die er einstellen will. Dazu muss er ihm die wesentlichen Personalien angeben, insbesondere
- Name,
- Alter,
- Geschlecht und
- Familienstand.
Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber einen Leiharbeitnehmer einsetzen will.
Des Weiteren muss der Arbeitgeber den Betriebsrat über eine eventuelle Schwerbehinderung der einzustellenden Person informieren, falls ihm diese bekannt ist. Das Gleiche gilt für eine Schwangerschaft einer Bewerberin.
Außerdem muss der Arbeitgeber die von der einzustellenden Person eingereichten vollständigen Bewerbungsunterlagen vorlegen. Dazu zählen beispielsweise:
- Bewerbungsschreiben,
- Lebenslauf,
- Zeugnisse usw.
Personalien und Bewerbungsunterlagen weiterer Bewerber
Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat nicht nur ausführlich über die Person informieren, die er einstellen will, sondern auch über andere Personen, die sich auf den Arbeitsplatz beworben haben. Der Grund dafür besteht darin, dass der Betriebsrat in die Lage versetzt werden soll, dem Arbeitgeber Vorschläge zur Bewerberauswahl zu machen. Der Arbeitgeber kann am Ende zwar allein entscheiden, welchen Bewerber er einstellen will. Der Betriebsrat soll aber die Möglichkeit haben, alternative Kandidaten zu empfehlen, die aus seiner Sicht besser geeignet sind als der vom Arbeitgeber ausgewählte Kandidat. Dazu muss sich der Betriebsrat ein vollständiges Bild von allen Bewerbern machen können.
Falls sich auch noch andere Personen auf den Arbeitsplatz beworben haben, muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat deshalb auch die Personalien dieser anderen Bewerber mitteilen und ihm sämtliche von diesen Bewerbern eingereichten Bewerbungsunterlagen vorlegen. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber diese anderen Bewerber gar nicht näher in Betracht gezogen hat und sogar auch dann, wenn diese die Qualifikationsanforderungen für den zu besetzenden Arbeitsplatz gar nicht erfüllen.
Falls keine anderen Bewerbungen vorgelegen haben, muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat das mitteilen.
Weitere Unterlagen
Der Arbeitgeber kann verpflichtet sein, dem Betriebsrat zusätzlich zu den Bewerbungsunterlagen auch noch weitere Unterlagen vorzulegen. Denn der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat nicht nur die von den Bewerbern eingereichten Unterlagen vorlegen, sondern auch Unterlagen, die der Arbeitgeber anlässlich der Bewerbung erstellt hat, falls diese für die Auswahlentscheidung des Arbeitgebers relevant sind. Das können z. B. folgende Unterlagen sein:
- Protokolle von Bewerbungsgesprächen,
- Ergebnisse von Auswahltests (z. B. Einstellungstests, Eignungstests, Persönlichkeitstests) und
- Ergebnisse einer ärztlichen Einstellungsuntersuchung.
Nicht vorlegen muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat den Arbeitsvertrag, der mit dem Kandidaten abgeschlossen werden soll.
Des Weiteren kann der Arbeitgeber dem Betriebsrat auch Unterlagen vorzulegen haben, die die Bewerber auf seine Veranlassung hin erstellt oder ausgefüllt haben, falls diese für die Auswahlentscheidung des Arbeitgebers relevant sind. Das können z. B. sein:
- Selbsteinschätzungsfragebögen (z. B. zur eigenen Arbeitsweise oder Motivation),
- fachliche Fragebögen (z. B. zu IT-Kenntnissen)
- Logik- oder Intelligenztests (z. B. mathematische oder analytische Aufgaben) und
- Persönlichkeitstests.
Bei dem Einsatz eines Leiharbeitnehmers muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat
- die schriftliche Erklärung des Verleihers über das Vorliegen der Erlaubnis nach § 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) vorlegen.
Informationen aus Vorstellungsgesprächen
Falls die Auswahlentscheidung des Arbeitgebers für einen von mehreren Stellenbewerbern auch auf zuvor geführten Vorstellungsgesprächen beruht, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat auch über den für ihn maßgeblichen Inhalt dieser Gespräche informieren.
Der Arbeitgeber muss dabei zwar nicht den Verlauf der Vorstellungsgespräche im Einzelnen wiedergeben. Er muss aber die Punkte in nachvollziehbarer Weise darstellen, die ihn veranlasst haben, einen von mehreren Bewerbern auszuwählen. Eine pauschale Gesamtbewertung genügt dabei nicht. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Tatsachen informieren, die seiner Bewertung der Kandidaten zugrunde liegen. Es kann sogar sein, dass der Arbeitgeber auch vergleichend darstellen muss, warum der ausgewählte Bewerber nach seiner Einschätzung besser geeignet ist als die anderen.
An den Bewerbungsgesprächen teilnehmen lassen muss der Arbeitgeber den Betriebsrat nicht.
Tatsachen, aus denen sich ein Zustimmungsverweigerungsgrund ergeben könnte
Die bislang beschriebenen Informationen benötigt der Betriebsrat vor allem, um dem Arbeitgeber Vorschläge im Hinblick auf die Bewerberauswahl unterbreiten zu können. Die zweite wichtige Aufgabe, die der Betriebsrat bei einer Einstellung hat, besteht darin zu prüfen, ob einer der im Gesetz vorgesehenen Gründe für die Verweigerung seiner Zustimmung zu der Einstellung in Betracht kommt. Deshalb muss der Arbeitgeber den Betriebsrat bei einer Einstellung über alle Tatsachen informieren, die dazu führen könnten, dass einer der im Gesetz für den Betriebsrat vorgesehenen Zustimmungsverweigerungsgründe eingreift.
Einen Grund für die Verweigerung seiner Zustimmung zu einer Einstellung hat der Betriebsrat unter anderem dann, wenn die im Betrieb bereits beschäftigten Arbeitnehmer durch die Einstellung Nachteile erleiden würden. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat deshalb darüber informieren, welche Auswirkungen die Einstellung auf den Betrieb und die im Betrieb bereits beschäftigten Arbeitnehmer hat, damit der Betriebsrat prüfen kann, ob diesen Arbeitnehmern Nachteile entstehen können.
Insbesondere muss der Arbeitgeber den Betriebsrat in der Regel über alle Umstände zur fachlichen und persönlichen Eignung der einzustellenden Person für den vorgesehenen Arbeitsplatz informieren. Denn wenn der ausgewählte Kandidat für den vorgesehenen Arbeitsplatz ungeeignet ist, können sich dadurch Nachteile für bereits im Betrieb beschäftigte Kollegen ergeben.
Es kann auch sein, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über ihm bekannte Vorstrafen des Bewerbers informieren muss, falls diese von Bedeutung für die Eignung des Bewerbers für die zu besetzende Stelle sind oder eine Störung des Betriebsfriedens möglich erscheinen lassen. Denn auch wenn es durch die Einstellung einer Person zu einer Störung des Betriebsfriedens kommen kann, könnte für den Betriebsrat ein Zustimmungsverweigerungsgrund in Betracht kommen.
Ein Grund für die Zustimmungsverweigerung des Betriebsrats zu einer Einstellung liegt insbesondere auch dann vor, wenn die Einstellung gegen eine Vorschrift aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung verstößt. Falls der Arbeitgeber bei der Einstellung eine Vorschrift zu beachten hat, die ihn zu bestimmten Maßnahmen verpflichtet, muss er den Betriebsrat deshalb darüber informieren, ob er diese eingehalten hat.
Beispiel:
Arbeitgeber sind bei der Besetzung eines freien Arbeitsplatzes verpflichtet, zu prüfen, ob der Arbeitsplatz mit einem schwerbehinderten Menschen besetzt werden kann (§ 164 Abs. 1 Satz 1 Sozialgesetzbuch IX). Bei der Einstellung eines nicht schwerbehinderten Bewerbers muss der Arbeitgeber den Betriebsrat darüber informieren, ob er diese Prüfung vorgenommen hat.
Ein weiterer Grund für die Zustimmungsverweigerung des Betriebsrats zu einer Einstellung liegt vor, wenn der Arbeitgeber den zu besetzenden Arbeitsplatz nicht ordnungsgemäß innerbetrieblich ausgeschrieben hat, obwohl der Betriebsrat zuvor innerbetriebliche Stellenausschreibungen verlangt hatte. Wenn der Betriebsrat innerbetriebliche Stellenausschreibungen verlangt hat und der zu besetzende Arbeitsplatz von diesem Verlangen umfasst ist, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat bei einer Einstellung darüber informieren, ob er diesen Arbeitsplatz innerbetrieblich ausgeschrieben hat.
Ansonsten ist die Frage, welche Informationen der Arbeitgeber dem Betriebsrat übermitteln muss, damit dieser prüfen kann, ob einer der gesetzlichen Zustimmungsverweigerungsgründe vorliegt, stark von den konkreten Umständen des Einzelfalls abhängig.
Form der Unterrichtung des Betriebsrats
Für die Unterrichtung des Betriebsrats über eine geplante Einstellung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Der Arbeitgeber könnte den Betriebsrat deshalb auch mündlich über eine Einstellung informieren. In der Praxis erfolgt die Unterrichtung des Betriebsrats aber in aller Regel schriftlich. Grund dafür ist, dass mit einer nicht ordnungsgemäßen Unterrichtung des Betriebsrats über eine Einstellung erhebliche negative Rechtsfolgen für den Arbeitgeber verbunden sind.
Um nachweisen zu können, den Betriebsrat ordnungsgemäß unterrichtet zu haben, wird ein Arbeitgeber diese Unterrichtung deshalb in aller Regel schriftlich vornehmen. Bei einer nur mündlich erfolgten Unterrichtung wäre es für den Arbeitgeber schwierig oder sogar unmöglich, die ordnungsgemäße Unterrichtung im Streitfall zu beweisen.
Rechtsfolgen bei nicht ordnungsgemäßer Unterrichtung des Betriebsrats
Wenn der Arbeitgeber den Betriebsrat unvollständig oder wahrheitswidrig über eine Einstellung informiert hat, hat dies drei Rechtsfolgen:
- Die Frist des Betriebsrats für die Verweigerung seiner Zustimmung beginnt nicht zu laufen.
- Dem Arbeitgeber ist die Durchführung der Einstellung untersagt, solange der Betriebsrat ihr nicht ausdrücklich zugestimmt hat.
- Der Arbeitgeber kann eine Ordnungswidrigkeit begangen haben.
Wenn der Arbeitgeber beim Betriebsrat die Zustimmung zu einer Einstellung beantragt hat, hat der Betriebsrat eine Woche Zeit, um seine Zustimmung zu verweigern. Diese Frist beginnt für den Betriebsrat aber erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber den Betriebsrat vollständig und wahrheitsgemäß über die Einstellung informiert hat. Wenn der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats zu einer Einstellung beantragt hat, er dem Betriebsrat aber noch nicht alle nötigen Informationen oder Unterlagen übermittelt hat oder eine relevante Information unzutreffend war, hat die Frist des Betriebsrats für seine Zustimmungsverweigerung noch nicht zu laufen begonnen. In diesem Fall kann der Betriebsrat seine Zustimmung auch dann noch verweigern, wenn der Arbeitnehmer bereits eingestellt wurde.
Die Frist des Betriebsrats für seine Zustimmungsverweigerung beginnt allerdings wegen unvollständiger Informationen oder Unterlagen nur dann nicht zu laufen, wenn offensichtlich Informationen oder Unterlagen fehlen, wenn es dem Arbeitgeber also klar sein muss, dass er den Betriebsrat nicht vollständig unterrichtet hat. Wenn zwar Informationen oder Unterlagen fehlen, der Arbeitgeber aber davon ausgehen durfte, den Betriebsrat vollständig informiert zu haben, müsste der Betriebsrat den Arbeitgeber innerhalb einer Woche schriftlich zur Vervollständigung der erteilten Auskünfte auffordern. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Arbeitgeber davon ausgehen darf, dass dem Betriebsrat bestimmte Informationen bekannt sind. Denn diese muss er dem Betriebsrat nicht noch einmal übermitteln.
Solange der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Einstellung nicht vollständig informiert hat und der Betriebsrat der Einstellung nicht ausdrücklich zugestimmt hat, darf der Arbeitgeber die Einstellung nicht vornehmen. Würde der Arbeitgeber eine Einstellung, der der Betriebsrat nicht zugestimmt hat, trotz unvollständiger Unterrichtung des Betriebsrats vornehmen, könnte der Betriebsrat beim Arbeitsgericht die Aufhebung der Einstellung beantragen.
Wenn der Arbeitgeber den Betriebsrat vorsätzlich unvollständig oder unzutreffend über eine Einstellung informiert, begeht er eine Ordnungswidrigkeit. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 10.000 Euro geahndet werden.
Schweigepflicht der Betriebsratsmitglieder
Unter den Informationen, die der Betriebsrat vom Arbeitgeber im Rahmen der Einstellung eines Arbeitnehmers erhält, können auch sehr sensible Informationen über die einzelnen Bewerber sein, deren weitere Verbreitung problematisch sein kann. Betriebsratsmitglieder unterliegen deshalb einer gesetzlichen Schweigepflicht in Bezug auf Informationen, die sie im Zusammenhang mit einer Einstellung vom Arbeitgeber erhalten und die aufgrund ihres Inhalts oder ihrer Bedeutung vertraulich zu behandeln sind. Ein vorsätzlicher Verstoß gegen diese Schweigepflicht stellt eine Straftat dar.
